Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Chez Karaté Kyokushin St-Luc Inc., nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels. La présente politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment ils sont utilisés et protégés, ainsi que les droits dont vous disposez.

Elle s’applique au site karatestluc.ca, à nos formulaires en ligne et, lorsque pertinent, aux renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités de l’école.

1.Qui sommes-nous ?

Karaté Kyokushin St-Luc Inc. est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique et conserve.

2.Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect des règles applicables en matière de protection de la vie privée.

Toute personne peut communiquer avec le responsable afin de :

• poser une question concernant ses renseignements personnels ;
• demander l’accès à ses renseignements ;
• demander la correction d’un renseignement ;
• retirer un consentement lorsque cela est possible ;
• exercer un autre droit prévu par la loi ;
• formuler une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels.

Le formulaire de contact est le moyen à privilégier : il est protégé et votre demande nous parvient directement.

3.Quels renseignements recueillons-nous ?

Formulaire de demande d’information

Lorsque quelqu’un utilise le formulaire de contact, nous pouvons recueillir :

• nom ;
• adresse courriel ;
• numéro de téléphone lorsque demandé ;
• contenu du message.

Demande de cours d’essai gratuit

Le formulaire de cours d’essai peut recueillir :

• prénom et nom de la personne qui effectue la demande ;
• adresse courriel et numéro de téléphone ;
• prénom, nom et âge de chaque participant ;
• lien avec le participant — soi-même, son enfant, un autre membre de la famille ;
• expérience préalable en arts martiaux, lorsque renseignée ;
• disponibilités ;
• questions ou commentaires.

Le formulaire permet d’inscrire plusieurs participants dans une même demande. Nous limitons les renseignements demandés à ceux qui sont nécessaires pour organiser le cours d’essai et choisir le groupe approprié.

Lors d’une inscription comme membre

Lorsqu’une personne devient membre, des renseignements supplémentaires peuvent être recueillis, notamment : prénom et nom, coordonnées, date de naissance, coordonnées du parent ou du responsable pour un mineur, personnes à contacter en cas d’urgence, renseignements relatifs aux cours, présences, grade et progression, paiements et facturation, renseignements pertinents pour assurer la sécurité du participant, ainsi que les consentements et autorisations nécessaires.

Lorsque des renseignements plus sensibles doivent être recueillis, leur collecte est limitée au strict nécessaire.

Photographies et vidéos

Des photographies et des vidéos peuvent être prises pendant les activités du dojo. Les consentements pour leur utilisation sont distincts lorsque nécessaire, notamment pour : un usage interne, la publication sur le site, les réseaux sociaux, la publicité et la promotion, ou les compétitions et événements.

L’inscription au dojo ne vaut pas consentement automatique à la publication d’images.

4.Pourquoi recueillons-nous ces renseignements ?

Les renseignements peuvent notamment être utilisés afin de répondre à une demande, traiter une demande de cours d’essai, communiquer avec la personne, confirmer une visite, déterminer le groupe correspondant à l’âge ou au niveau, gérer les inscriptions et les dossiers des membres, gérer les présences et les activités du dojo, assurer la sécurité des participants, gérer les paiements et documents administratifs, respecter les obligations légales, protéger le site, comprendre l’utilisation générale du site et améliorer nos services.

5.Renseignements concernant les enfants et adolescents

Une grande partie des activités du dojo s’adresse aux enfants et aux adolescents. Une attention particulière est donc accordée à leurs renseignements personnels.

Pour un participant âgé de moins de 14 ans, le consentement requis concernant ses renseignements personnels doit généralement être fourni par le parent ou le titulaire de l’autorité parentale, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

À partir de 14 ans, le consentement peut, selon les circonstances et la législation applicable, être donné par le jeune lui-même ou par son parent ou titulaire de l’autorité parentale.

Pour un simple cours d’essai gratuit, la collecte est limitée. Nous demandons principalement le prénom, le nom et l’âge.

Le formulaire public de cours d’essai ne demande pas :

• numéro d’assurance maladie ;
• renseignements médicaux détaillés ;
• documents d’identité ;
• informations bancaires.

Ces informations ne sont pas nécessaires à une simple demande d’essai.

6.Témoins de connexion

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier déposé sur votre appareil. Le site peut en utiliser de plusieurs types.

Témoins nécessaires

Ils permettent le fonctionnement du site, la sécurité, le fonctionnement des formulaires et la conservation de votre choix de consentement. Ils peuvent fonctionner sans consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires.

Témoins de mesure d’audience

Le site utilise ou pourra utiliser Google Analytics 4, déployé au moyen de Google Tag Manager. Ces outils nous fournissent des informations générales :

• pages consultées ;
• appareil utilisé ;
• navigateur ;
• source de la visite ;
• interactions ;
• durée approximative des visites.

Ces outils ne sont pas chargés avant l’obtention de votre consentement.

Témoins de publicité et de mesure des conversions

Le site utilise ou pourra utiliser Meta Pixel et le suivi des conversions Google Ads, afin de mesurer l’efficacité de nos annonces et, le cas échéant, de présenter des publicités adaptées.

Ces technologies respectent votre choix de consentement : elles sont bloquées par défaut et ne se chargent qu’après votre acceptation de la catégorie « Publicité ». Google Tag Manager ne sert jamais à contourner ce mécanisme.

Gestion de vos choix

Le site utilise son propre gestionnaire de consentement, hébergé avec le site. Aucun service externe n’est sollicité pour recueillir votre choix.

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet de :

• tout accepter ;
• tout refuser ;
• personnaliser catégorie par catégorie.

Tant que vous n’avez pas choisi, seuls les témoins strictement nécessaires sont déposés. Votre décision est conservée dans un témoin nommé kks_consent, avec sa date, pendant 180 jours. Vous pouvez la modifier à tout moment au moyen du lien Préférences de confidentialité situé au bas de chaque page.

7.Fournisseurs et services externes

Voici les services présents ou prévus sur le site. Ceux qui dépendent de votre consentement ne sont chargés qu’après votre acceptation :

Service	Rôle	Renseignements en cause
FormDesigner.pro	Hébergement des formulaires de contact et de cours d’essai	Tout ce qui est inscrit dans les formulaires
Google Analytics 4	Mesure de la fréquentation du site	Données de navigation, après consentement
Google Tag Manager	Chargement contrôlé des outils de mesure et de publicité	Aucune donnée propre ; sert de gestionnaire de balises
Google Ads	Mesure des conversions publicitaires	Données de navigation, après consentement
Meta Pixel	Mesure des conversions publicitaires	Données de navigation, après consentement
Meta (Facebook)	Affichage de nos publications sur la page d’accueil	Données de navigation, particulièrement si vous êtes connecté à Facebook
YouTube (Google)	Vidéo de présentation du dojo	Données de navigation
Google Maps	Affichage de l’emplacement du dojo	Données de navigation

La gestion du consentement est assurée par notre propre outil, hébergé avec le site : aucun fournisseur externe n’intervient à cette étape.

La vidéo YouTube est chargée en mode de confidentialité renforcée, qui limite le dépôt de témoins tant que la vidéo n’est pas visionnée.

8.Communication à des fournisseurs

Les renseignements peuvent être communiqués à certains fournisseurs lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du site ou à la prestation des services. Les fournisseurs ne reçoivent que les renseignements nécessaires à leur mandat.

Karaté Kyokushin St-Luc Inc. demeure responsable de la protection des renseignements personnels confiés à ses fournisseurs, selon les obligations applicables.

9.Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent exploiter des infrastructures situées hors Québec, ailleurs au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque la loi l’exige, Karaté Kyokushin St-Luc Inc. applique les obligations applicables, notamment une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque celle-ci est requise.

10.Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée requise par la loi.

Lorsqu’une personne qui a demandé un cours d’essai ne devient pas membre, ses renseignements sont conservés pour une durée limitée après le dernier contact. Si la personne devient membre, les renseignements nécessaires sont intégrés à son dossier de membre.

Lorsqu’un renseignement n’est plus nécessaire et qu’aucune obligation ne justifie sa conservation, il est détruit de façon sécuritaire, ou anonymisé lorsque cela est approprié et légalement permis.

11.Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels :

• connexion chiffrée au site (HTTPS) ;
• protection des formulaires contre les envois automatisés ;
• accès limité aux personnes autorisées ;
• comptes protégés par mot de passe ;
• mises à jour de sécurité ;
• procédures en cas d’incident ;
• vigilance quant à la sécurité offerte par nos fournisseurs.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

12.Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment demander :

• l’accès à vos renseignements ;
• leur rectification ;
• des informations sur leur utilisation ;
• des informations sur certaines communications ;
• le retrait d’un consentement lorsque cela est possible ;
• la cessation de diffusion ou la désindexation dans certaines situations prévues par la loi ;
• la portabilité de certains renseignements personnels informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Certaines obligations légales peuvent empêcher la destruction immédiate de certains renseignements.

Les demandes d’accès ou de rectification sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable, généralement dans les 30 jours.

13.Décisions automatisées

Nous n’utilisons pas, dans le cadre d’une demande de cours d’essai, de système prenant automatiquement une décision définitive concernant une personne sans intervention humaine. Chaque demande est lue et traitée par une personne de l’école.

14.Incidents de confidentialité

Karaté Kyokushin St-Luc Inc. dispose d’une procédure de gestion des incidents de confidentialité. Lors d’un incident, nous évaluons notamment la sensibilité des renseignements, les conséquences possibles, la probabilité d’utilisation malveillante et le risque de préjudice sérieux.

Un registre interne des incidents est conservé. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les notifications requises sont effectuées conformément à la loi, notamment auprès de la Commission d’accès à l’information et des personnes concernées.

15.Plaintes et questions

Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée adéquatement, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

16.Modifications

Cette politique peut être modifiée lorsqu’il y a un changement de nos pratiques, un nouveau fournisseur, une nouvelle technologie, un nouveau formulaire, une nouvelle utilisation des renseignements ou un changement légal.

Dernière mise à jour : 24 août 2026